Normativa

 

 

NORMES D’ACCÉS, CONSULTA I REPRODUCCIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ DE

L’ARXIU CAPITULAR DE LLEIDA

 

 

1.- Disposicions generals.
2.- Consulta de la documentació.
3.- Servei i normativa de reproducció.
4.- Sol·licitud de reproduccions.
5.- Signatura de convenis.

6.- Incompliment de les normes

 

 

 

1.- DISPOSICIONS GENERALS

 

1.1.- L’Arxiu Capitular de Lleida, de conformitat amb la legislació i normativa vigent, expressada aquesta en el Reglamento de los archivos eclesiásticos españoles, publicat per la Junta Nacional del Tesoro Documental y Bibliográfico de la Iglesia española y la Asociación española de archiveros eclesiásticos (1976), garantirà l’accés als ciutadans als documents que integra el patrimoni documental custodiat pel centre.

 

1.2.- L’accés als documents pot ser denegat en aplicació de les limitacions legalment establertes. Dins d’aquest apartat s’hi troba la documentació que el Reglamento anomena “documentación moderna y aquella otra que obra en las diversas comisiones, cargos u oficios del cabildo, debiendo, una vez cumplida la función administrativa, ingresar íntegramente en el archivo, para así constituir el testimonio documental de la vida del cabildo” (article 1.3.3 de la Planificación archivística de la diócesis)”.

 

1.3.- En general, les exclusions a la consulta dels documents esmentats en l’article 1.2 queden sense efecte al cap de trenta anys de la seva producció. En el cas que continguin dades personals que puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les persones, poden ser consultats amb el consentiment dels afectats, o després de passats vint-i-cinc anys de la seva mort, o, si no se’n coneix la data, cinquanta anys d’ençà de la producció del document.

 

1.4.- L’accés a la documentació es facilitarà en el suport sol·licitat pels usuaris. Només en el cas que l’accés perjudiqui la conservació dels documents, la seva consulta es farà mitjançant la seva reproducció, sempre que se’n disposi. L’accés als còdexs no digitalitzats queda restringit a criteri de l’Arxiu.

 

1.5.- Es denegarà l’accés a la documentació quan aquesta no hagi estat classificada, inventariada o hagi estat objecte de qualsevol altre tractament arxivístic necessari per a la seva consulta.

 

1.6.- Els documents amb un estat de conservació tal que la seva consulta posi en perill la seva integritat, restaran exclosos de consulta fins la seva total restauració o reproducció.

 

1.7.- Resta prohibit l’accés a la sala de consulta amb càmeres digitals, escàners personals. Així mateix, no és permès portar objectes tallants com tisores o cutters.

 

1.8.- Resta també prohibit l’accés a la sala de consulta amb qualsevol tipus de beguda i menjar.

 

1.9.- Es podrà accedir a la sala de consulta amb telèfons mòbils sempre que aquests estiguin desconnectats o en posició no sonora. En cap cas es podrà fer-ne ús a l’interior de la sala.

 

 

2.- CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓ

 

2.1.- Per a la consulta de la documentació dipositada a l’arxiu, els usuaris hauran d’acreditar el DNI, passaport, carnet de conduir, carta de residència o equivalent.

 

2.2.- L’arxiu facilitarà als investigadors i als usuaris en general la consulta dels instruments de descripció dels fons de què disposi (inventaris, catàlegs). Pel que fa a les consultes, siguin presencials o remotes –efectuades per via telefònica o telemàtica- es facilitarà als usuaris la informació que els pugui resultar d’utilitat. L’arxiu té l’obligació de proporcionar els instruments de descripció i informació sobre la localització i consulta dels documents, però la recerca sempre anirà a càrrec dels peticionaris. En cap cas els usuaris podran obtenir reproduccions dels instruments de descripció de l’arxiu si no han estat prèviament publicats.

 

2.3.- Per garantir el control i la integritat de la documentació, en els cas de documents relligats o en forma de llibre es podran consultar un màxim de tres unitats a la vegada. En el cas de documentació solta, només es podrà consultar una unitat documental a la vegada.

 

2.4.- La darrera comanda s’haurà de realitzar un quart d’hora abans del tancament de la sala de consulta.

 

2.5.- La consulta de la documentació de gran valor patrimonial es farà mitjançant l’accés a la seva reproducció digitalitzada.

 

2.6.- Els usuaris hauran de tractar la documentació amb la màxima cura i responsabilitat. No podran recolzar-se sobre la documentació, ni escriure al seu damunt. L’arxiu posa a disposició dels investigadors faristols per tal de facilitar el treball de consulta.

 

2.7.- Els usuaris tindran l’obligació de retornar la documentació en el mateix ordre i estat en què els ha estat lliurada.

 

2.8.- Les dades dels usuaris de l’Arxiu s’incorporaran a un fitxer de titularitat del Capítol. Es destinaran únicament a la gestió administrativa de l’Arxiu i a la comunicació amb els propis usuaris els quals tindran dret a exercir els seus drets d’accés, rectificació, oposició i cancel·lació tot adreçant-se a la direcció de l’Arxiu.

 

 

3.- SERVEI I NORMATIVA DE REPRODUCCIÓ

 

3.1.- D’acord amb el títol 2.6.- Sección de microfilm y reproducciones del Reglamento de los archivos eclesiásticos españoles, l’Arxiu Capitular de Lleida compta amb serveis de reproducció digital –escàner i càmera digital- que ofereixen als usuaris la possibilitat d’obtenir còpies de la documentació sol·licitada en suport digital. També es podran obtenir còpies en paper sempre, però, a partir de la còpia digital mitjançant escàner o càmera digital.

 

3.2.- L’arxiu Capitular de Lleida facilitarà als usuaris les reproduccions dels documents sol·licitats en els formats disponibles en l’arxiu, previ abonament de les corresponents tarifes establertes en els preus fixats per la Asociación de Archiveros de la Iglesia en España.

 

3.3.- Tota reproducció s’ha de sol·licitar per escrit omplint el formulari de la Sol·licitud de reproduccions de què disposa l’arxiu per tal efecte. La signatura del formulari per l’usuari suposa l’acceptació de les normes escrites al peu del full de sol·licitud.

 

3.4.- Es obligatori indicar l’ús o finalitat pel que es sol·liciten les reproduccions:

 

Ús privat. Les reproduccions es destinen exclusivament a la investigació o a l’exercici dels deures i drets ciutadans.

Ús comercial o publicitari. La publicació i/o divulgació de reproduccions de documents d’aquest Arxiu amb ànim de lucre requereix complimentar el Conveni d’ús dels documents de l’Arxiu.

 

 

4.- SOL·LICITUD DE REPRODUCCIONS DE DOCUMENTS DE L'ARXIU

 

 

4.1.- Les sol·licituds de reproduccions seran tramitades per ordre d’entrada.

 

4.2.- En el cas de la sol·licitud de parts seleccionades del document s’indicarà amb claredat el inici i el final del text seleccionat.

 

4.3.- Es regularà mitjançant conveni o contracte específic les comandes de reproducció que suposin una explotació o u

 

n buidat extens de la documentació sol·licitada. Aquest tipus de comanda obliga a justificar per escrit que les seves finalitats són d’interès públic i general.

 

4.4.- Las reproduccions es lliuraran en les dependències de l’arxiu a menys que s’especifiqui en el formulari de la Sol·licitud corresponent el desig de rebre-les per altre mitjà. Les que s’hagin de recollir a l’arxiu disposen d’un termini de 6 mesos, transcorreguts els quals l’usuari perd tot els drets sobre les còpies.

 

4.5.- Si és voluntat de l’usuari el rebre les còpies per correu o altre mitjà, s’haurà d’indicar en el formulari de Sol·licitud de reproduccions.

 

4.6.- Les modalitats de pagament seran les següents:

            • En metàl·lic: en les mateixes dependències de l’arxiu.

• Contra-reemborsament: se enviarà consignant el número de petició corresponent a la sol·licitud, així como el nom i cognoms del sol·licitant; les despeses de correu van a càrrec del sol·licitant.

• Gir postal: s’enviarà consignant el número de petició corresponent a la sol·licitud, així como el nom i cognoms del sol·licitant.

 

4.7.- El Canonge Arxiver Bibliotecari es reserva el dret de no atendre les sol·licituds incorrectament complimentades.

 

4.8.- En publicar treballs desenvolupats a patir de la documentació facilitada per l’arxiu, l’investigador haurà de lliurar un exemplar, que serà integrat a la biblioteca del centre.

 

4.9.- No es permetrà la reproducció fotogràfica, ni videogràfica, tret dels casos excepcionals en què es requerirà l’autorització expressa de la direcció de l’arxiu. Aquesta autorització no implica la cessió del dret sobre la imatge (autorització per la qual s’ha de signar el Conveni d’ús dels documents de l’Arxiu).

 

4.10.- Les reproduccions fotogràfiques o videogràfiques es realitzaran en les dependències de l’Arxiu i sempre sota la supervisió del personal.

 

 

5.- SIGNATURA DEL CONVENI D'ÚS DELS DOCUMENTS DE L'ARXIU

 

5.1.- Pel que fa a les reproduccions que s’emprin amb finalitats comercials i/o lucratives serà preceptiu signar el Conveni d’ús dels documents de l’Arxiu en el qual hi han de constar com a mínim les dades següents:

• Dades identificatives de l’usuari: nom, cognoms i D.N.I. o N.I.F. I si cal el nom de la institució representada.

            • La descripció i signatura del document.

            • La finalitat concreta de les reproduccions sol·licitades.

• La classe de suport emprat per a la comercialització i difusió (postals, diapositives, videos, publicacions, etc.).

            • El nombre d’exemplars de la tiratge.

• Les contraprestacions com per exemple el lliurament a aquest Arxiu d’un nombre determinat d’exemplars, o bé un percentatge en metàl·lic de les vendes segons tiratge, etc.

• La reserva per part de l’arxiu del dret de propietat sobre la imatge.

 

5.2.- La signatura del conveni en cap moment suposa el dret exclusiu del sol·licitant sobre l’objecte de la reproducció. Per successives edicions o publicacions serà necessari obtenir una nova autorització, amb la signatura del corresponent conveni.

 

 

6.- INCOMPLIMENT DE LES NORMES

 

6.1.- Si l’usuari incompleix el conveni signat per a la reproducció, se li denegarà l’autorització a posteriors reproduccions.

 

6.2.- El causant de danys, desperfectes i/o sostraccions incorrerà en les responsabilitats tipificades en el dret civil.

 

6.3.- La direcció de l’Arxiu Capitular de Lleida es reserva el dret a penalitzar l’usuari amb la restricció a l’accés a la documentació per un període de temps o, indefinidament, en casos greus o de reiteració de conductes contràries al contingut del present Reglament.

 

 

 

Normativa aprovada, en Lleida el febrer 2008, pel Capítol i el llavors canonge arxiver Mossèn Martí Cristòfol