Normativa

 

 

NORMAS DE ACCESO, CONSULTA Y REPRODUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

DEL ARXIU CAPITULAR DE LLEIDA

 

 

1 .- Disposiciones generales.
2 .- Consulta de la documentación.
3 .- Servicio y normativa de reproducción.
4 .- Solicitud de reproducciones.
5 .- Firma de convenios.
6 .- Incumplimiento de las normas

 

 

 

1 .- DISPOSICIONES GENERALES

 

1.1 .- El Archivo Capitular de Lleida, de conformidad con la legislación y normativa vigente, expresada ésta en el Reglamento de los archivos eclesiásticos españoles, publicado por la Junta Nacional del Tesoro Documental y Bibliográfico de la Iglesia española y la Asociación española de Archiveros eclesiásticos (1976), garantizará el acceso a los ciudadanos a los documentos que integra el patrimonio documental custodiado por el centro.

 

1.2 .- El acceso a los documentos puede ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas. Dentro de este apartado se encuentra la documentación que el Reglamento denomina "Documentación moderna y esa Otra que obra en las diversas comisiones, tornillos u oficios del cabildo, debiendo, Érase una vez cumplida la funciones administrativas, ingresar íntegramente en el archivo, para así constituir el testimonio documental de la vida del cabildo "(artículo 1.3.3 de laPlanificación archivística de la diócesis)".

 

1.3 .- En general, las exclusiones a la consulta de los documentos mencionados en el artículo 1.2 quedan sin efecto a los treinta años de su producción. En caso de que contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad, el honor, la intimidad o la imagen de las personas, pueden ser consultados con el consentimiento de los afectados, o después de pasados ​​veinte y cinco años de su muerte, o, si no se conoce la fecha, cincuenta años desde la producción del documento.

 

1.4 .- El acceso a la documentación se facilitará en el apoyo solicitado por los usuarios. Sólo en el caso de que el acceso perjudique la conservación de los documentos, su consulta se hará mediante su reproducción, siempre que se disponga. El acceso a los códices no digitalizados queda restringido a criterio del Archivo.

 

1.5 .- Se denegará el acceso a la documentación cuando ésta no haya sido clasificada, inventariada o haya sido objeto de cualquier otro tratamiento archivístico necesario para su consulta.

 

1.6 .- Los documentos con un estado de conservación que su consulta ponga en peligro su integridad, quedarán excluidos de consulta hasta su total restauración o reproducción.

 

1.7 .- Queda prohibido el acceso a la sala de consulta con cámaras digitales, escáneres personales. Asimismo, no está permitido llevar objetos cortantes como tijeras o cutters.

 

1.8 .- Queda también prohibido el acceso a la sala de consulta con cualquier tipo de bebida y comida.

 

1.9 .- Se podrá acceder a la sala de consulta con teléfonos móviles siempre que éstos estén desconectados o en posición no sonora. En ningún caso se podrá hacer uso en el interior de la sala.

 

 

2 .- CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN

 

2.1 .- Para la consulta de la documentación depositada en el archivo, los usuarios deberán acreditar el DNI, pasaporte, carné de conducir, carta de residencia o equivalente.

 

2.2 .- El archivo facilitará a los investigadores y los usuarios en general la consulta de los instrumentos de descripción de los fondos de que disponga (inventarios, catálogos). En cuanto a las consultas, sean presenciales o remotas-efectuadas por vía telefónica o telemática-se facilitará a los usuarios la información que les pueda resultar de utilidad. El archivo tiene la obligación de proporcionar los instrumentos de descripción e información sobre la localización y consulta de los documentos, pero la investigación siempre irá a cargo de los peticionarios. En ningún caso los usuarios podrán obtener reproducciones de los instrumentos de descripción del archivo si no han sido previamente publicados.

 

2.3 .- Para garantizar el control y la integridad de la documentación, en el caso de documentos encuadernados o en forma de libro se podrán consultar un máximo de tres unidades a la vez. En el caso de documentación suelta, sólo se podrá consultar una unidad documental a la vez.

 

2.4 .- La última pedido se deberá realizar un cuarto de hora antes del cierre de la sala de consulta.

 

2.5 .- La consulta de la documentación de gran valor patrimonial se hará mediante el acceso a su reproducción digitalizada.

 

2.6 .- Los usuarios deberán tratar la documentación con el máximo cuidado y responsabilidad. No podrán apoyarse sobre la documentación, ni escribir sobre él. El archivo pone a disposición de los investigadores atriles para facilitar el trabajo de consulta.

 

2.7 .- Los usuarios tendrán la obligación de devolver la documentación en el mismo orden y estado en que les ha sido entregada.

 

2.8 .- Los datos de los usuarios del Archivo incorporarán a un fichero de titularidad del Cabildo. Se destinarán únicamente a la gestión administrativa del Archivo y la comunicación con los propios usuarios los que tendrán derecho a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación dirigiéndose a la dirección del Archivo.

 

 

3 .- SERVICIO Y NORMATIVA DE REPRODUCCIÓN

 

3.1 .- De acuerdo con el título 2.6 .- Sección de microfilm y reproducciones del Reglamento de los archivos eclesiásticos españoles, el Archivo Capitular de Lleida cuenta con servicios de reproducción digital-escáner y cámara digital-que ofrecen a los usuarios la posibilidad de obtener copias de la documentación solicitada en soporte digital. También se podrán obtener copias en papel siempre, pero, a partir de la copia digital mediante escáner o cámara digital.

 

3.2 .- El archivo Capitular de Lleida facilitará a los usuarios las reproducciones de los documentos solicitados en los formatos disponibles en el archivo, previo abono de las correspondientes tarifas establecidas en los precios fijados por la Asociación de Archiveros de la Iglesia en España.

 

3.3 .- Toda reproducción debe solicitar por escrito rellenando el formulario de la Solicitud de reproducciones de que dispone el archivo para tal efecto. La firma del formulario para el usuario supone la aceptación de las normas escritas al pie de la hoja de solicitud.

 

3.4 .- Es obligatorio indicar el uso o finalidad por el que se solicitan las reproducciones:

Uso privado. Las reproducciones se destinan exclusivamente a la investigación o al ejercicio de los deberes y derechos ciudadanos.

Uso comercial o publicitario. La publicación y / o divulgación de reproducciones de documentos de este Archivo con ánimo de lucro requiere cumplimentar el Convenio de uso de los documentos del Archivo.

 

 

4 .- SOLICITUD DE REPRODUCCIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

 

4.1 .- Las solicitudes de reproducciones serán tramitadas por orden de entrada.

 

4.2 .- En el caso de la solicitud de partes seleccionadas del documento se indicará con claridad el inicio y el final del texto seleccionado.

 

4.3 .- Se regulará mediante convenio o contrato específico los pedidos de reproducción que supongan una explotación o un vaciado extenso de la documentación solicitada. Este tipo de pedido obliga a justificar por escrito que sus fines son de interés público y general.

 

4.4 .- Las reproducciones se entregarán en las dependencias del archivo a menos que se especifique en el formulario de laSolicitud correspondiente el deseo de recibirlas por otro medio. Las que deban recoger en el archivo disponen de un plazo de 6 meses, transcurridos los cuales el usuario pierde todos los derechos sobre las copias.

 

4.5 .- Si es voluntad del usuario el recibir las copias por correo u otro medio, deberá indicar en el formulario de Solicitud de reproducciones.

 

4.6. - Las modalidades de pago serán las siguientes:

            • En metálico: en las mismas dependencias del archivo.

• Contra-reembolso: se enviará consignando el número de petición correspondiente a la solicitud, así como el nombre y apellidos del solicitante; los gastos de correo van a cargo del solicitante.

• Giro postal: enviará consignando el número de petición correspondiente a la solicitud, así como el nombre y apellidos del solicitante.

 

4.7 .- El Canónigo Archivero Bibliotecario se reserva el derecho de no atender las solicitudes incorrectamente cumplimentadas.

 

4.8 .- Al publicar trabajos desarrollados a sufrir de la documentación facilitada por el archivo, el investigador deberá entregar un ejemplar, que será integrado en la biblioteca del centro.

 

4.9 .- No se permitirá la reproducción fotográfica, ni videográfica, salvo los casos excepcionales en que se requerirá la autorización expresa de la dirección del archivo. Esta autorización no implica la cesión del derecho sobre la imagen (autorización por la que se ha de firmar el Convenio de uso de los documentos del Archivo).

 

4.10 .- Las reproducciones fotográficas o videográficas se realizarán en las dependencias del Archivo y siempre bajo la supervisión del personal.

 

 

5 .- FIRMA DEL CONVENIO DE USO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO

 

5.1 .- En cuanto a las reproducciones que se empleen con fines comerciales y / o lucrativas será preceptivo firmar elConvenio de uso de los documentos del Archivo en el que deben constar como mínimo los siguientes datos:

• Datos identificativos del usuario: nombre, apellidos y DNI o NIF Y si es necesario el nombre de la institución representada.

            • La descripción y firma del documento.

            • La finalidad concreta de las reproducciones solicitadas.

• La clase de apoyo utilizado para la comercialización y difusión (postales, diapositivas, videos, publicaciones, etc.).

            • El número de ejemplares de la tirada.

• Las contraprestaciones como por ejemplo la entrega a este Archivo de un número determinado de ejemplares, o bien un porcentaje en metálico de las ventas según tirada, etc.

• La reserva por parte del archivo del derecho de propiedad sobre la imagen.

 

5.2 .- La firma del convenio en ningún momento supone el derecho exclusivo del solicitante sobre el objeto de la reproducción. Para sucesivas ediciones o publicaciones será necesario obtener una nueva autorización, con la firma del correspondiente convenio.

 

 

6 .- INCUMPLIMIENTOS DE LAS NORMAS

 

6.1 .- Si el usuario incumple el convenio firmado para la reproducción, se le denegará la autorización a posteriores reproducciones.

 

6.2 .- El causante de daños, desperfectos y / o sustracciones incurrirá en las responsabilidades tipificadas en el derecho civil.

 

6.3 .- La dirección del Archivo Capitular de Lleida se reserva el derecho a penalizar al usuario con la restricción al acceso a la documentación por un periodo de tiempo o, indefinidamente, en casos graves o de reiteración de conductas contrarias al contenido del presente Reglamento.

 

 

Normativa aprobada, en Lleida el febrero 2008, por el Cabildo y el entonces canónigo archivero Mossèn Martí Cristòfol